Términos de referencia
Los siguientes Términos de Referencia Específicos para el Grupo de Expertos en Asuntos Legales (EGLM) complementan los Términos Generales de Referencia para los Grupos de Expertos establecidos por la Comisión del Programa (PCOM) del ICA.
Establecimiento
El Grupo de Expertos en Asuntos Legales (EGLM) fue establecido por la Comisión del Programa ICA (PCOM) durante su reunión de septiembre de 2016 en Seúl, aprobando la Junta Ejecutiva (EB) el nombramiento de su Presidente según lo recomendado por la PCOM.
Propósito y objetivos
El EGLM constituye un foro para la generación de debates de alto nivel y el asesoramiento profesional respecto de cuestiones inherentes a la gestión documental comprendidas dentro del ámbito legal, reglamentario y procedimental en los que estos tienen o podrían tener injerencia. Su trabajo incluye la gestión de proyectos, la creación de herramientas y recursos para apoyar el trabajo de la PCOM, de los miembros de ICA y del espectro más amplio de profesionales abocados a la gestión documental. Además brinda apoyo profesional para la identificación de posibles asesores legales tanto para los funcionarios como para el Secretario General del Consejo Internacional de Archivos. El EGLM también representa al ICA frente a socios externos y grupos de profesionales que trabajan en temas y proyectos similares. Brinda además especial colaboración al Grupo de Expertos sobre Patrimonio Archivístico Compartido (EGSAH) particularmente en asuntos vinculados con la falsificación, el robo de documentos y bienes culturales.
El EGLM brindará apoyo a proyectos relacionados con los siguientes temas:
- Libertad de información / Acceso a la información.
- Leyes de privacidad / Protección de datos.
- Propiedad intelectual.
- Legislación que tenga injerencia y aplicación particularmente en temas referidos a archivos, documentos y su gestión.
- Leyes que autoricen y regulen los Archivos Nacionales o Instituciones Documentales de índole Nacional.
- Temas referidos a la protección de bienes culturales como la implementación de acciones tendientes a evitar su robo y exportación ilegal, la falsificación de documentos e información dentro de Estados soberanos como fuera de los márgenes de sus fronteras.
- La desclasificación de documentos e información en donde el acceso hubiese sido restringido.
- Otros asuntos relevantes identificados por el Grupo.
Planificación e informes
El EGLM ejecuta un plan de trabajo que es sometido a revisión y actualización anual por parte de la PCOM. El Grupo de Expertos confecciona un informe escrito anual respecto del progreso y las actividades que lleva a cabo siendo el mismo presentado a los miembros de PCOM durante su reunión de marzo.
En consulta con la Comisión del Programa (PCOM), el Grupo de Expertos tiene la facultad de designar individuos que representen institucionalmente al ICA, pudiendo también establecer grupos de trabajo que se especialicen en áreas particulares de la legislación referida a archivos y la gestión documental como por ejemplo, el alcance de leyes de propiedad intelectual en los archivos, el robo de documentos y objetos patrimoniales, siendo estos dos campos de acción en donde más se requiere experiencia profesional. Dichos individuos y grupos cumplirán mandatos y plazos específicos reportando directamente al Presidente del Grupo (EGLM) y por lo tanto, de manera indirecta, a la PCOM.
Presupuesto
El Grupo de Expertos en Asuntos Legales (EGLM) solicitará fondos para sus proyectos y presentará un presupuesto según sea necesario.
Afiliación
El criterio para ser miembro del Grupo consta en contar con experiencia profesional reciente y extensa (es decir contar con al menos 2 años de experiencia práctica o de investigación en una o más de las áreas detalladas anteriormente las cuales revisten de especial interés para el grupo). Los candidatos deben enviar una breve biografía y una carta de declaración de interés que describa propuestas y aportes con lo que contribuiría al Grupo. La membresía en el EGLM será aprobada por la Comisión del Programa (PCOM). Se espera que todos los miembros se comprometan a trabajar en un proyecto práctico o asumir la responsabilidad de mantener y garantizar algún aspecto de los objetivos del Grupo.
Las convocatorias para convertirse en miembro de EGLM se llevan a cabo en las reuniones anuales de ICA, los llamados incluyen la cobertura de nuevas vacantes o la renovación de estas a miembros existentes. Las membresías de aquellos integrantes que no realicen aportes por el lapso de un año y por lo tanto no contribuyan a cumplimentar los objetivos del grupo podrán ser revocadas.
Reuniones y comunicación
Las reuniones se realizarán al menos dos veces al año virtualmente y, de acuerdo con la disponibilidad de los miembros y cuando esto sea posible, durante la conferencia anual de ICA.
